Stagiair Secretariaat en Receptie

Word jij blij van gast- en klanten contact en wil je samen met een enthousiast team het verschil maken!? Heb jij altijd een glimlach op je gezicht, heb je gastvrijheid in je bloed, ben je administratief en communicatief sterk onderlegd? Dan zijn wij per 1 september 2024 op zoek naar jou!

The Green Meeting Center Arnhem is dé groene vergaderlocatie in hartje centrum, naast het Centraal Station. Wij willen onze gasten inspireren met toonaangevende en onderscheidende meeting faciliteiten in een groene en duurzame omgeving. Daarin willen we dat iedereen zich thuis voelt en bovenal geïnspireerd en geraakt wordt door wie we zijn, door wat we doen en door hoe we dat doen. Onze locatie is uitstekend geschikt voor allerlei soorten bijeenkomsten van 2 tot 200 personen. Binnen ons bedrijf werken ongeveer 10-15 medewerkers, verdeeld over de afdelingen receptie, keuken en banqueting. Service en kwaliteit staat bij ons altijd bovenaan en als team willen we dat onze gasten meer dan tevreden naar huis gaan.

The Green Meeting Center Arnhem is onderdeel van The One Meeting Company en eind 2019 erkend als “Great Place to Work”! Een Great Place to Work zijn en blijven, kan alleen met de alleraardigste medewerkers. Medewerkers die intrinsiek gemotiveerd zijn om andere mensen – gasten en collega’s – blij te maken. The Green Meeting Center is ook aangesloten bij de externe cateringpartij Hartig.nl. Als Broodpartner van Hartig leveren wij verschillende Lunch in a box in de regio.

Als Stagiair Secretariaat en Receptie ben jij het visitekaartje van The Green! Je bent verantwoordelijk voor een warm en hartelijk welkom van onze gasten en de huurders in het WTC gebouw, houdt je bezig met administratieve en commerciële werkzaamheden van de receptie en ondersteunt waar nodig collega’s van andere afdelingen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Het gastvrij ontvangen van onze gasten en bezoekers en tevens aanspreekpunt voor medewerkers van andere bedrijven in het WTC gebouw;
• Het verwelkomen van gasten van de vergaderzalen met behulp van het online reserveringssysteem;
• Het verstrekken van informatie en verlenen van service aan onze gasten;
• Bedienen van de telefoon: aannemen en doorverbinden van gesprekken met gasten of collega’s;
• Beantwoorden van inkomende mails van huurders en externe gasten;
• Ontvangen van feedback/bijzonderheden, deze zoveel mogelijk zelf oplossen of doorgeven aan de juiste collega’s;
• Verwerken van betalingen, verzorgen van de inkomende en uitgaande post en andere licht administratieve werkzaamheden;
• Verantwoordelijk voor de verkoop bij onze koffiecorner en ondersteuning verlenen bij onze lunchcorner;
• Toezicht houden op het service niveau, kwaliteit en netheid binnen het gebouw o.a. door het uitvoeren van kwaliteitscontroles;

Jouw eventuele stageopdracht wordt in overleg met jouw stagebegeleider bepaald.

Deze functie is écht iets voor jou als je blij wordt van service verlenen en oplossingsgericht bent; Je profileert als hét gezicht van ons bedrijf en bent communicatief vaardig  zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.  Je kan goed gestructureerd werken maar kunt ook schakelen en flexibel kunt zijn in onverwachte situaties.

• Een gemotiveerd team wat je ontvangt met open armen in een duurzame werkomgeving;
• Dagelijkse een (h)eerlijke lunch;
• Een uitdagende stage waarbij elke dag er anders uit ziet;
• Vrijheid voor eigen inbreng en mogelijkheid tot persoonlijke groei en ontwikkeling;
• Een hartverwarmend cultuurprogramma ‘Kindest Together’ met allerlei leuke activiteiten, zoals het jaarlijkse zomer- en nieuwjaarsevent;

Heb je na het lezen van deze vacature een glimlach op je gezicht gekregen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie! Deze kan je sturen naar Marleen Donkers, Directeur The Green Meeting Center Arnhem. Ben je enthousiast geraakt over deze stage én onze organisatie, maar heb je nog vragen? Voor meer informatie kun je altijd contact opnemen met Marleen, of via telefoonnummer 026 – 353 78 40. Of kom langs op locatie, de deur staat altijd open!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.